INSTITUTO SUPERIOR TÉCNICO DE ANGOLA
(ISTA)
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS SÓCIAS E HUMANAS
DISCÍPLINA:
INFORMÁTICA
TEMA
PROTECÇÃO E VALIDAÇÃO DE DADOS CONTABILISTICOS
DEDICATÓRIA
Dedico a todos que me
apoiaram, que ajudaram-me a realizar o trabalho e pelo tempo concedido, tenho a
dizer que vocês facilitam a concretização dos meus objectivos pretendidos, que
aceitaram o diálogo sobre as suas experiências de vida concernete ao estudo.
Especialmente aos meus
Pais, pelo apoio directo que têm prestado. E particularmente ao
meu Orientador Prof. MSc. Nanikutonda
M. L. dos Santos pela orientação que tem nos dado para que possamos elaborar um
trabalho melhor.
Pela paciência e o poio
dos meus colegas, por colaborarem comigo no processo da formulação deste trabalho
de investigação.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente
agradecer a Deus por tudo que tem feito em minha vida e me protegendo a cada
dia que passa, dando-me forças e disposição para poder realizar as minhas
actividades.
A realização deste trabalho só foi possível com a
ajuda e contribuição de algumas pessoas e entidades, às quais pretendo deixar o
meu agradecimento. Ao PCA do Banco BPC-Caxito, pela preciosa orientação e
disponibilidade demonstradano auxílio à realização do trabalho. Com especial
ênfase para o apoio concedido na divulgação do inquérito realizado e que
contribuiu para que o estudo pudesse ser concluído com êxito.
Um agradecimento muito especial aos meus pais porque
a eles devo aquilo que sou, e aos meus amigos que sempre me apoiam e mais uma
vez estiveram sempre comigo para que eu
pudesse dedicar tempo e concentração a este trabalho. A todos aqueles que de
alguma forma contribuíram para que o trabalho pudesse ser desenvolvido e
concluído.
RESUMO
Nos últimos anos temos assistido a uma mudança nos comportamentos de
gestão das empresas no diz respeito a protecção de dados, validação desses
mesmos dados, e cálculos nas folhas de entrada, onde a eficiência e a
utilização de todos os recursos de forma adequada se tornou imperativo para o
sucesso da organização e em alguns casos para a sua sobrevivência. Esta forte
alteração nos métodos de gestão deve-se por vezes aos métodos de protecção de
dados, quer pessoal, quer em dados contabilisticos, com a validação desses
permitindo mais segurança nas folhas de cálculos. Neste sentido e face à conjuntura
actual já referenciada, parece oportuno a abordagem deste tema e de alguma
forma contribuir para um maior enfoque sobre um assunto que a longo prazo pode
contribuir para uma melhoria da eficiência de protecção e validação de dados
económico-financeira das empresas se por consequência da economia em geral
tendo como consequência final o bem-estare conómico-social. Pelo exposto
entendemos que o tema tem caráter pertinente, actual e aborda uma problemática
com que muitas das empresas quer Angolanas ou em outros paises, se deparam com
aplicabilidade das folhas de cálculos
usando mais privacidade. O tema protecção e validação de dados contabilisticos,
encontra-se associado essencialmente à informática, auditoria e à fraude.
Palavras-chave: Protecção de dados, validação e Procedimentos de
dados contabilísticos.
INTRODUÇÃO
A informática vem a alguns anos ganhando espaço na
área da contabilidade, financeira e administrativa das empresas ajudando de
forma ampla aprtecção de dados e outros recursos. A inserção e disseminação de
hardwares e softwares direcionados a contabilidade possibilitou ao profissional
contabilistico maiores e melhores condições de trabalho e validação dessas
informações.
Sendo um dos principais objectivos da contabilidade
a geração de informações para fins de controlo, avaliação e inserção de dados
na folha de cálculo, a informação contábil precisa ser hábil e oportuna, caso
contrário perderá seu valor e não será útil aos seus usuários. Dessa forma,
dá-se a importância do processamento eletrônico de dados na área contábil e
financeira no que se refere a segurança de informações.
A sociedade da informação tem
vindo a assumir uma enorme importância por força das novas tecnologias e dos
desafios que lhes estão associados. O tema destinado às próximas páginas é um
dos temas mais versados do momento. Trata-se de matérias autónomas mas
intimamente interligadas, que revelam uma parcela importante sobre a
globalidade das áreas quotidianas. A privacidade e proteção de dados pessoais
no contexto das comunicações eletrónicas acompanham o desenvolvimento
tecnológico, os processos de socialização eletrónica, bem como os perigos de
uma extensa fragmentação política.
Os procedimentos de protecção de
dados contabilistícos é usado no microsoft Excel, um programa com recurso para
tal. As funcionalidades do Excel são fundamentais para que uma organização
tenha confiança nos seus processos e nas suas informações. O risco de desvios,
erros ou mesmo desperdícios é uma ameaça real e a empresa precisa estar
prevenida. A salvaguarda do patrimônio da empresa, a qualidade das operações, a
redução de custos e as tomadas de decisões corretas são itens que estão
diretamente relacionados com os resultados da organização.
A segurança, ou mais apropriadamente falando a
proteção da informação, é hoje um importante mecanismo de gestão que as
empresas devem incorporar às suas práticas gerenciais por inúmeras razões,
entre elas garantir a continuidade do negócio e maximizar o retorno sobre os
investimentos. Além de atender as legislações em vigor de cada país e as
regulamentações impostas por órgãos regulatórios.
O presente trabalho tem como objectivo esclarecer
os procedimentos contabilísticos e protecção de célula numa folha de cálculo,
com especial impacto nas micro e pequenas empresas e assim valorizar a
relevância que a segurança desses dados pode melhorar a eficiência da gestão. A
ciência contábil ocupa-se de gerar informações a seus usuários para auxiliá-los
no controle e principalmente na tomada de decisões. A informática surge como
importante instrumento de auxílio à contabilidade na geração dessas
informações. Diante disso, os sistemas de informações contábeis estão
desempenhando de maneira satisfatória seu principal papel dentro das empresas,
que é a geração de informações úteis e confiáveis para fins de gerenciamento.
1-
O que são linhas de grelha
2- Quando a validação de dados é útil?
Este trabalho tem o objetivo de auxiliar o
entendimento sobre protecção de dados como controlos internos mostrando a sua
importância para as organizações.
A administração de uma organização é responsável por
estabelecer os controles internos, pela verificação da aderência dos
funcionários aos controles e pelas eventuais modificações por conta de novas
circunstâncias que exijam adaptação e as determinadas protecções destas
informações.
O objectivo deste trabalho é demonstrar como os
sistemas contábeis informatizados vêm atuando dentro das empresas no que tange
a geração de informações para o controle e tomada de decisões. Este conjunto de
procedimentos e práticas permite atingir o objectivo do controlo como um todo.
Para isso,
tem-se como princípios de protecção de dados e validação como controlo interno
os seguintes itens:
·
Fundamentar
bibliograficamente o tema sob análise;
·
Elaborar uma
pesquisa sobre o uso dos sistemas de informações contábeis;
·
Identificar se a
informação contábil está sendo utilizada para fins de controle e tomada de
decisão;
·
Verificar o uso,
confiabilidade, segurança entre outros fatores esperados de um sistema de
informação contábil, quanto à geração de informações para fins de
gerenciamento.confronto dos activos com os registros;
·
limitações do
controle interno na aplicação de dados na folha de cálcula.
A protecção e
validação de dados contabilisticos nas empresas são de grande importância para
evitar fraudes, evitar falhas nos controles, desperdícios e outros desvios. A
desorganização e falta de controles numa companhia pode gerar perdas relevantes
que irão impactar diretamente nos resultados da empresa, gerando resultados
negativos para os acionistas, funcionários, clientes além de prejudicar a
imagem da organização no mercado em que está inserida.
Na fase inicial
de uma empresa, é comum que o dono é a referência de controlo da organização,
pois ele analisa e controla todos os processos operacionais como forma de
protecção e segurança, administrativos e financeiros. Quando a empresa atinge
determinado porte, com diversos locais e instalações, maior variedade e
quantidade de produtos, ela adquire uma carteira de clientes volumosa, e assim,
é impossível o proprietário exercer todos os controlos necessários. A
eficiência de um bom controlo de dados e validação deve possibilitar a detecção
não somente de actos intencionais, mas também erros oriundos de actos não
intencionais. De modo geral, o sistema de controlo de protecção deve detectar
toda e qualquer irregularidade. Quando este sistema é robusto, a possibilidade
de detecção de fraudes de qualquer natureza em tempo hábil é maior.
Para prevenir estes tipos de prejuízos, as
organizações estabelecem e aplicam os seus padrões de protecção de dados,
cálculos em todos os sectores desde os
níveis operacionais até os níveis administrativos. É importante que todas as
transações que movimentem os activos patrimoniais devem estar protegidas pelo o
seu controlo interno devidamente implementado.
O sistema de protecção de dados ou validação que
classifica os dados dentro de um plano de contas com o seu manual de utilização
a fim de facilitar os registros e as demonstrações contábeis.
O trabalho
apresenta definições e conceitos que serão utilizados no desenvolver do estudo.
Tendo como base o estudo da informática relacionada com os temas em
análise é efetuado um enquadramento do tema, abordando os conceitos utilizados
e sobre o qual é desenvolvido o estudo, através de um pequeno inquérito
direcionado aos técnicos oficiais de contas, e informáticos, para obter
resposta à questão de protecção e validação de dados contabilisticos, protecção
de cerola numa folha de cálculo e aplicar validação na folha de entrada dos
procedimentos contabilísticos para os sistemas de controlo nas micro e pequenas
empresas.
A estrutura do presente trabalho contém a introdução onde é indicado uma
abordagem sobre o tema. De seguida são apresentados 3 capítulos, sendo o
primeiro de vertente teórica e os dois com
abordagem prática e teorica, o último a
conclusão do estudo.
O primeiro capítulo apresenta uma contextualização sobre o estudo, onde
é efetuao um estudo significativo, abordando o tema do Protecção e validação de
dados contabilisticos, referindo definições atribuídas ao longo dos tempos e os
seus objetivos. Neste capítulo é ainda abordado também o tema da contabilidade
no âmbito do controlo e protecção de dados.
O segundo capítulo apresenta um enquadramento teórico dos procedimentos
contabilísticose da sua articulação com o protecção de cerola numa folha de
cálculo. Faz-se referência aos estudos já realizados com relevância para este
trabalho. No terceiro capítulo é feita a apresentação de como aplicar validação
na folha de entrada. No quarto capítulo apresentamos a conclusão do estudo efetuado.
Deste modo, o Excel é uma palavra da língua inglesa
em que o verbo to excel significa sobressair, superar os outros em boas
qualidades. Deriva do Latim excellere (subir, ser eminente) onde ex significa
para fora de e (cellere) significa lugar alto, torre. É um termo relacionado
com algo de excelência, de nível superior, distinto, que se destaca dos outros.
Excel é o nome pelo qual é conhecido o software desenvolvido pela empresa
Microsoft, amplamente usado por empresas e particulares para a realização de
operações financeiras e contabilísticos usando planilhas eletrônicas (folhas de
cálculo). As planilhas são constituídas por células organizadas em linhas e
colunas. É um programa dinâmico, com interface atrativa e muitos recursos para
o usuário.
O aplicativo Excel é usado para realizar uma
infinidade de tarefas como: cálculos simples e complexos, criação de lista de
dados, elaboração de relatórios e gráficos sofisticados, projeções e análise de
tendências, análises estatísticas e financeiras, além de trazer incorporado uma
linguagem de programação baseada em Visual Basic. Suas aplicações mais comuns e
rotineiras são: controle de despesas e receitas, controle de estoque, folhas de
pagamento de funcionários, criação de banco de dados etc.
A
Protecção de Dados contabilísticos é um conceito que se costuma tratar-se da
anotação que se realiza num formulário de contabilidade para registar um
movimento económico. Os dados contabilísticos inserido na folha de cálculo ,
por conseguinte, dá conta da entrada ou da saída de dinheiro do património de
uma corporação. Cada novo registo contabilístico implica um movimento de
recursos que se regista nas saídas e nas entradas. Por norma, o registo
contabilístico mantém sempre a sua dupla condição. Qualquer movimento supõe uma
modificação do activo e do passivo: entrando dinheiro, cresce o activo e
diminui o passivo; saindo, acontece o contrário. Os dados contabilísticos
costumam ser compostos pela data, as contas intervenientes, o total e uma
descrição. Todos estes dados ficam registados no livro contabilístico e
permitem controlar o estado económico da entidade.
Em uma organização, a protecção e validção dos dados ou entradas de
dados na célula, quer seja aplicação de dados nas folhas de cálculo, é
representado por um conjunto de procedimentos, rotinas ou métodos que visam à
proteção de uma determinada, informação. A produção de dados contábeis
confiáveis e auxiliar os administradores na condução ordenada dos negócios da
companhia.
O
Excel oferece a capacidade de proteger o seu trabalho, seja impedir que alguém
abrir uma pasta de trabalho sem uma senha, concedendo acesso somente leitura
para uma pasta de trabalho ou até mesmo como proteger uma planilha para que
você não inadvertidamente excluir quaisquer fórmulas. Neste tópico, abordaremos
as diversas maneiras como você pode utilizar o principal opções para proteger e
distribuir seus arquivos do Excel.
Abaixo estão as
diferentes opções disponíveis para proteger seus dados do Excel:
Nível
de arquivo: refere-se à capacidade de bloquear o arquivo do Excel,
especificando uma senha para que os usuários não podem abrir ou modificá-lo.
·
Criptografia de
arquivo: quando você escolhe essa opção, você especificar uma senha e bloquear
o arquivo do Excel. Isso impede que outros usuários abrindo o arquivo. Para
obter mais informações, consulte proteger um arquivo do Excel.
·
Definir uma
senha para abrir ou modificar um arquivo: você especificar uma senha para abrir
ou modificar um arquivo. Use esta opção quando você precisa dar somente leitura
ou editar o acesso a diferentes usuários. Para obter mais informações, consulte
proteger um arquivo do Excel.
1.
Marcar como Final: Use esta opção se quiser marcar o
arquivo do Excel como a versão final e quiser impedir outras alterações por
outros usuários. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou remover
proteção no seu documento, pasta de trabalho ou apresentação.
2.
Restringir Acesso: Se sua organização tiver permissões configuradas
usando o gerenciamento de direitos de informação (IRM), você pode aplicar as
permissões de IRM disponíveis ao seu documento. Para obter mais informações,
consulte Adicionar ou remover proteção no seu documento, pasta de trabalho ou
apresentação.
3.
Assinatura Digital: Observe que podes adicionar assinaturas digitais para o
seu arquivo do Excel. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou
remover uma assinatura digital em arquivos do Office.
Observação:
Para adicionar uma assinatura digital, é necessário um certificado válido de
uma autoridade de certificação (CA).
4.
Nível de pasta de Trabalho: Você pode bloquear a estrutura da
pasta de trabalho, especificando uma senha. Bloqueando a estrutura da pasta de
trabalho impede que outros usuários adicionando, mover, excluir, ocultar e
renomear planilhas. Para obter mais informações sobre como proteger pastas de
trabalho, consulte proteger uma pasta de trabalho.
5. Nível de Planilha: Com proteção de
planilha, você pode controlar como um usuário pode trabalhar dentro de
planilhas. Você pode especificar o que exatamente um usuário pode fazer em uma
planilha, assim, lembrando-se de que nenhum dos dados importantes em sua
planilha são afetados. Por exemplo, você pode querer um usuário somente para
adicionar linhas e colunas ou somente classificar e usar o filtro automático.
CAPITULO 2- PROTECÇÃO DE CÉLULAS
NUMA FOLHA DE CÁLCULO
Pode parecer um exagero, mas é possível criptografar e inserir uma senha
em arquivos arquivo XLS para que absolutamente ninguém possa abri-lo. Para
fazer isso, clique no botão do Office e aponte para “Preparar”. Em seguida
clique em “Criptografar documento”. Na janela que se abrirá, defina uma senha
clique em OK. O Excel solicitará que você digite novamente a senha para
confirmá-la. Depois de fazer isso, clique em OK novamente. Quando você salvar o
arquivo, a senha já estará funcionando.
Em determinadas ocasiões precisamos proteger trabalhos realizados no
Excel, seja para enviá-los via e-mail, armazená-los em pastas na rede, ou ainda
quando se compartilha a mesma planilha com mais de um setor dentro de uma
empresa. Seja qual for a circunstância, saiba que existem algumas modalidades
de proteção que atendem cada necessidade do usuário. Veja maiores detalhes a
seguir:
1- Com o
arquivo a ser protegido aberto, acesse a aba Arquivo, escolha a opção “Informações”,
em seguida, Permissões e, por último, selecione aopção “Criptografar com Senha”
conforme a imagem abaixo:
2- Abrirá uma
nova janela para que seja inserida uma senha de proteção do arquivo. Digite a
senha e, em seguida, confirme novamente a senha inserida:
3- Após
inserida a senha, clique em OK, e note que a opção de permissão será exibida da
seguinte maneira:
4- Feche o
arquivo, salvando as alterações ao ser solicitado. Em seguida, abra-o novamente
para confirmar sua proteção. Note que será solicitada uma senha para que o
arquivo seja visualizado. Deste modo, a proteção de visualização acaba de ser
empregada ao arquivo.
Há casos em que uma mesma planilha é dividida por diversos setores de
uma empresa. Deste modo, torna-se viável a proteção de células para que estas
não possam ser editadas por outros departamentos. Sendo assim, podemos aplicar
proteções individuais nas células desejadas.
O primeiro passo é selecionar as células que estão liberadas para os
demais usuários. Deste modo, após selecionarmos, basta clicar com o botão
direito sobre as células selecionadas e escolher a opção “Formatar Células”. Com
a janela de formatação de células aberta, acesse a aba “Proteção”, desmarque a
opção “Bloqueadas” e clique em OK.
Em seguida, acesse a aba “Revisão” e clique na opção “Proteger
Planilha”. Na tela que se abrirá, insira uma senha, marque a opção “Selecionar
células desbloqueadas” e clique em OK. Deste modo, note que toda planilha
estará bloqueada para edição, exceto as células que definimos como
desbloqueadas. Este recurso é muito útil quando se deseja bloquear também fórmulas
nas planilhas, fazendo com que o acesso seja restrito.
É possível ainda restringir a criação, exclusão, edição e posição das
abas de planilhas conhecidas também como pastas de trabalho. Para isso, basta
acessar a aba “Revisão” e escolher a opção “Proteger Pasta de Trabalho”. Cuidado
para não perder a senha do seu arquivo, pois não há maneira de recuperá-la.
Uma das proteções mais úteis do Excel é ao mesmo tempo a mais simples de
se fazer. Quando você descobre a fórmula perfeita do Excel para fazer cálculos
ou análises complexas de dados, pode ser interessante ocultá-la para que
ninguém saiba como você chegou àquele resultado. Para ocultar suas fórmulas,
selecione as células que as contêm e clique com o botão direito do mouse sobre
uma delas. No menu que se abrirá, clique em “Formatar Células”. Depois,
selecione a guia “Proteção”, na janela de formatação. Marque a caixa “Ocultas”
e clique em OK. Ocultar células não terá efeito até que você utilize um dos
métodos de proteção abaixo. Não há como ocultar fórmulas em planilhas
desprotegidas.
Pode ser que somente parte da sua pasta de trabalho possa ser editada e
o restante tenha que ficar bloqueado contra alterações. Para proteger planilhas
individuais que estejam dentro de uma mesma pasta de trabalho, seleciona a guia
correspondente à planilha que você deseja bloquear, vá até a guia “Revisão” e
clique no botão “Proteger Planilha”. Na janela que se abrirá, você poderá
definir uma senha e escolher quais procedimentos poderão ser executados
enquanto a proteção estiver ativa.
·
Ocultar linhas
de grelha numa folha de cálculoSe for requerido pela estrutura do
 |
·
livro, pode
ocultar as linhas de grelha:
·
Selecione uma ou
mais folhas de cálculo.
·
Como selecionar
folhas de cálculo
|
Para selecionar
|
Faça o seguinte
|
|
Uma única folha
|
 Clique no separador da folha.
Se não vir o separador que pretende,
clique nos botões para deslocar o cursor entre separadores para apresentar o
separador e, em seguida, clique no separador.
 |
|
Duas ou mais folhas adjacentes
|
Clique no separador para a primeira folha. Em seguida, mantenha premida a
tecla SHIFT enquanto clica no separador da última folha que pretende
selecionar.
|
|
Duas ou mais folhas não adjacentes
|
Clique no separador para a primeira folha. Em seguida, mantenha premida a
tecla CTRL enquanto clica nos separadores das outras folhas que pretende
selecionar.
|
|
Todas as folhas de um livro
|
Clique com o botão direito do rato num separador de folha e, em seguida,
clique emSelecionar Todas as Folhas no menu de atalho.
|
 |
No Excel 2007: no separador Ver, no grupo Mostrar/Ocultar, desmarque a caixa de verificação linhas de grelha. Em todas as outras versões do Excel: no separador Ver, nogrupo Mostrar, desmarque a caixa de verificação linhas de grelha.
A proteção pode ser garantida utilizando uma
palavra-passe, mas não é necessário que assim seja. Se atribuiu uma
palavra-passe, a proteção só poderá ser retirada uma vez que seja introduzida a
palavra-passe correta. Tenha em consideração que a proteção de células com o
atributo Protegido só é eficaz quando protege toda a tabela. Na condição
padrão, cada célula tem o atributo Protegido. Portanto, é necessário retirar o
atributo seletivamente para as células em que o utilizador possa efetuar
alterações. Assim, toda a tabela é protegida e guarda o documento.
Estas funcionalidades de proteção são apenas
comutadores para prevenir uma ação acidental. As funcionalidades não são
destinadas a fornecer proteção de segurança. Por exemplo, ao exportar uma folha
para outro formato de ficheiro, um utilizador pode ter a possibilidade de
ultrapassar as funções de proteção. Existe apenas uma proteção de segurança: a
palavra-passe que aplica ao guardar um documento OpenDocument. Um ficheiro
guardado com uma palavra-passe pode apenas ser aberto com a mesma
palavra-passe.
Selecione as células para as quais pretende
especificar as opções de proteção de células. Escolha Formatar - Células e
clique no separador Proteção de células. Selecione as opções de proteção
pretendidas. As opções serão aplicadas após proteger a folha no menu
Ferramentas - consultar abaixo. Desmarque Protegido para permitir ao utilizador
mudar as células atualmente selecionadas.
·
Selecione
Protegido para impedir alterações ao conteúdo e ao formato de uma célula.
·
Selecione
Ocultar fórmula para ocultar e proteger as fórmulas de alterações.
·
Selecione
Ocultar na impressão para ocultar células protegidas no documento impresso. As
células não se encontram ocultas no ecrã.
·
Clique em
Aceitar.
(Opcional)
Introduza uma palavra-passe. Se esquecer a palavra-passe, não poderá desativar
a proteção. Se pretender apenas proteger as células de alterações acidentais,
defina a proteção da folha, mas não introduza uma palavra-passe.
Clique
em Aceitar.
O bloqueio de células específicas na planilha do Microsoft Excel permite
que outras pessoas com acesso ao documento façam alterações apenas nas células
desbloqueadas. O procedimento garante segurança para informações importantes e
evita, por exemplo, alterações indesejadas. Se um usuário bloquear uma célula e
proteger a planilha, não poderá digitar dados na célula, modificar os dados que
ela contém no momento ou alterar outros atributos, como a formatação.
Passo 1. Na versão do Office 2007 em
diante, selecione a planilha inteira clicando no botão “Selecionar Tudo” (o
retângulo cinza no canto superior esquerdo da planilha, no ponto em que os
títulos da linha 1 e da coluna A se encontram) ou pressionando Ctrl + A ou Ctrl
+ Shift + Barra de Espaço;
Passo
2. Na “Página Inicial” (Home), localize a seção “Fonte” (Font) e clique no botão
“Expandir” para abrir a caixa de diálogo “Formatar Células” (Format Cells);
Passo
4. Retorne à planilha e selecione as células que deseja proteger. Para
selecionar mais de uma célula mantenha pressionada a tecla CTRL e clique nas
células;
Passo
5. Abra novamente a caixa de diálogo “Formatar Células” (Format Cells) e clique
na guia “Proteção” (Protection). Selecione
a caixa de seleção Bloqueadas (Locked) e clique em “OK”.
 |
Passo 6. Por último, clique na guia Revisão (Review) e em Proteger Planilha (Protect Sheet). Digite uma senha, se desejar uma, e clique em OK.
Passo 1. Também na versão do Office 2007 em diante,
selecione as células que você deseja manter desprotegidas. Para selecionar mais
de uma célula mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nas células.
Passo 2. Na Página Inicial (Home), localize a seção
Fonte (Font) e clique no botão Expandir” para abrir a caixa de diálogo
“Formatar Células” (Format Cells).
Passo 3. Desmarque a caixa de seleção Bloqueadas
(Locked) e clique em OK. Passo 4. Por último, clique na guia Revisão (Review) e
em Proteger Planilha (Protect Sheet). Digite uma senha, se desejar uma, e
clique em “OK”.
Os
métodos de colecta de dados foram exercidos através de uma pesquisa qualitativa,
baseada em documentos e dados actualizados recentemente. Obteve-se com essa
pesquisa apenas uma interpretação da realidade já exposta, a apresentação da
realidade através de dados recolhidos em manuais expostos com objectividade e exercícios de prática.
A validação de dados é um recurso muito importante e
facilitador do Microsoft Excel. Com a validação é possível elaborar planilhas
pra diversas funções, personalizando os dados que podem ou não ser inseridos em
determinadas células. Resumindo, é possível definir dados que não podem ser
utilizados nessas células. Na prática, o gestor da planilha pode definir a
quantidade de números para a célula, se pode ou não utilizar casas decimais, se
é permitido hífens e outros símbolos entre outras referências. Para facilitar
esse processo e não obrigar o usuário a adivinhar as permissões, o Excel
fornece listas suspensas em balões ou quadros que indicam para que serve aquela
célula.
Por padrão, todas as células de planilhas do Excel
são bloqueadas. Mas esse bloqueio não tem nenhum efeito se a planilha não
estiver protegida. Da mesma forma, o recurso de ocultar células só será
percebido se a proteção estiver ativada. Sempre que quiser proteger células
para que elas não sejam modificadas, você pode clicar na guia “Revisão”, da
faixa de opções. No grupo “Alterações” estão os botões com as diferentes
funções de proteção.
Ele permite que você faça o
seguinte:
1. Faça
uma lista das entradas que restringe os valores permitidos em uma célula.
2. Crie
uma mensagem de aviso explicando o tipo de dados permitidos em uma célula.
3. Crie
mensagens que aparecem quando foram inseridos dados incorretos.
4. Verificar
entradas incorretas, usando a barra de ferramentas de auditoria .
5. Defina
um intervalo de valores numéricos que podem ser inseridos em uma célula.
6. Determine
se uma entrada é válida com base no cálculo em outra célula.
Observação:
os exemplos abaixo suponha que você estiver trabalhando com uma nova pasta de
trabalho do Microsoft Excel e que começam com o primeiro exemplo e continuar
através de exemplos na ordem em que são apresentados.
Faça uma lista de entradas permitido na célula
Você pode fazer uma lista das entradas que será
aceita para uma célula em uma planilha. Em seguida, você pode restringir a
célula para aceitar somente entradas extraídas da lista usando o recurso de
validação de dados. Para criar uma lista drop-down e restringir valores na
célula essas entradas, execute estas etapas:
1. Selecione
a célula A1.
2. No
menu dados , clique em validação.
3. Na
guia configurações , clique em lista , na lista suspensa de permissões .
4. Por
padrão, as caixas de seleção Ignorar em branco e o menu suspenso na célula
estão selecionadas. Não alterá-los.
5. Na
caixa origem , digite a, b, c. Clique em Okey.
Notas:
Você também pode inserir uma referência de célula ou
um intervalo nomeado se ele contém uma lista de valores. Ambos devem ser
precedidos por um sinal de igual.
Há uma limitação de 255 caracteres para esta caixa
de diálogo.
6. A
célula A1 tem agora uma lista drop-down ao lado dela e você pode usar esta
lista para selecionar o valor a ser inserido na célula.
7. Clique
na lista suspensa e, em seguida, clique em qualquer item que ele contém.
Esse valor será inserido na célula.
Observação:
você pode inserir manualmente "a", "b" ou "c"
(sem as aspas) na célula; Você não precisa selecionar esses da lista. Se você
tentar diferente inserir manualmente esses valores, será exibida uma mensagem
de parada e conseguir manter o valor nesta célula. As opções somente são
Repetir ou Cancelar.
Criar uma mensagem de aviso explicando o tipo de
dados permitidos em uma célula. Você pode criar uma mensagem que explica o tipo
de dados que podem ser inseridos em uma célula. Quando você seleciona a célula,
a mensagem aparece ao lado da célula. Você pode mover esta mensagem, se
necessário e ele permanece até que você mova para outra célula ou pressionar
ESC. Se o Assistente do Office estiver visível, a mensagem é exibida em um
balão acima o Assistente do Office.
Continuando com o exemplo anterior, execute as
seguintes etapas:
·
Selecione a célula A1.
·
No menu dados , clique em
validação e, em seguida, clique na guia Mensagem de entrada .
Nota:
Verifique se a caixa de seleção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar
célula está selecionada.
·
Na caixa título , digite lista para
a célula A1.
·
Este é o título da caixa de
mensagem aparece. Ele está em negrito.
·
Na caixa de mensagem de entrada ,
digite, Selecione tanto a, b ou c na lista suspensa.
·
Este é o corpo da mensagem que
será exibida.
·
Clique em OK.
·
A mensagem é exibida porque a
célula A1 está selecionada.
·
Selecione a célula A10.
·
A lista suspensa ao lado da
célula A1 e a mensagem para a célula A1 que ambos desaparecem.
·
Selecione a célula A1.
·
Na lista suspensa e a mensagem de
aviso aparecem ao lado da célula A1.
·
Observação: se o Assistente do
Office estiver visível, a mensagem de aviso é exibido em um balão acima o
Assistente do Office.
·
Mova a mensagem para outro local
na planilha.
·
Quando você seleciona outra
célula e, em seguida, selecione a célula A1 novamente, a mensagem aparece em
seu novo local.
Observação:
Não é possível alterar a formatação desta mensagem.
O estilo da mensagem de erro, o Microsoft Excel
exibe quando você digita dados incorretos determina se as restrições são
impostas. Você pode exibir uma mensagem que impede a inserção de valores de
dados exceto aquelas especificadas. Você também pode exibir explicação e
mensagens de aviso que permitem que você insira dados fora do intervalo, ou você
podem definir limites para os dados mas não exibir nenhuma mensagem.
Continuando com o exemplo anterior, execute as
seguintes etapas:
1. Selecione
a célula A1.
2. No
menu dados , clique em validação e, em seguida, clique na guia Alerta de erro .
Nota:
Verifique se a caixa de seleção Mostrar alerta de erro após ser inserido dado
inválido está selecionada. Criar uma mensagem de alerta de parada
Se você criar uma mensagem de alerta parar e insere
dados inválidos na célula, as opções somente sãoRepetir ou Cancelar; você não
pode para inserir dados inválidos na célula.
1. Na
lista estilo , clique em Parar.
2. Na
caixa título , digite o Aviso para a célula A1. Este é o título da caixa de
mensagem aparece.
3. Na
caixa de edição de Mensagem de erro , digite os valores permitidos somente para
a célula A1 são a, b ou c. Este é o corpo da mensagem que aparece e é limitado
a 225 caracteres.
4. Clique
em OK.
5. Inserir
manualmente t, na célula A1.
Aparece a mensagem de alerta parar criado e são as
únicas opções
Repetir ou Cancelar.
1. Clique
em Cancelar na caixa de mensagem Alerta parar .
2. Selecione
a célula A1.
3. No
menu dados , clique em validação e, em seguida, clique na guia Alerta de erro .
Nota:
Verifique se a caixa de seleção Mostrar alerta de erro após ser inserido dado
inválido está selecionada.
·
Criar uma mensagem de alerta de
aviso
Se você criar uma mensagem de aviso e insere dados
inválidos na célula, as opções são um pouco mais flexíveis do que para uma
mensagem de alerta parar. Uma mensagem de alerta de aviso tem três opções:Sim, para
permitir a entrada de dados inválidos; Não, para que você possa inserir dados
válidos; e Cancelar, para remover a entrada inválida.
·
Na lista estilo , clique em
Aviso.
·
Na caixa título , digite o Aviso
para a célula A1. Este é o título da caixa de mensagem aparece.
·
Na caixa de mensagem de erro ,
digite
Os valores permitidos somente para a célula A1 são
a, b ou c. Este é o corpo da mensagem que aparece e é limitado a 225
caracteres.
·
Clique em OK.
·
Inserir manualmente j na célula
A1.
A mensagem de aviso que você criou será exibida
perguntando se você deseja continuar.
·
Clique em Sim.
·
O valor inválido de "j"
é inserido na célula A1.
·
Selecione a célula A1.
·
No menu dados , clique em
validação e, em seguida, clique na guia Alerta de erro .
Nota:
Verifique se a caixa de seleção Mostrar alerta de erro após ser inserido dado
inválido está selecionada.
·
Criar uma mensagem de alerta de
informações
Se você criar uma mensagem informativa e insere
dados inválidos na célula, as opções são mais flexíveis. Quando for exibida uma
mensagem de alerta de informações, você pode clicar em Okey para aceitar o
valor inválido ou você pode clicar em Cancelar para rejeitá-lo.
1. Na
lista estilo , clique em informações.
2. Na
caixa título , digite o Aviso para a célula A1. Este é o título da caixa de
mensagem aparece.
·
Na caixa de mensagem de erro ,
digite o valor permitido apenas para a célula A1 são a, b ou c. Este é o corpo
da mensagem que aparece e é limitado a 225 caracteres.
1. Clique
em OK.
2. Inserir
manualmente p na célula A1.
A mensagem de alerta de informações que você criou
será exibida perguntando se você deseja aceitar ou rejeitar o valor que você
inseriu.
·
Clique em OK.
O valor inválido de "p" é inserido na
célula A1.
Verifique se há entradas incorretas, usando a barra de
ferramentas auditoria. Após inseridos os dados, você pode procurar por entradas
que estão fora dos limites definidos. Quando você clicar em Circular dados
inválidos na barra de ferramentas auditoria , são exibidos círculos ao redor de
células que contêm entradas incorretas. Se você corrigir uma entrada inválida,
o círculo desaparece.
Continuando com o exemplo anterior, execute as
seguintes etapas:
·
No menu Ferramentas, clique em
Personalizar.
·
Na caixa de diálogo Personalizar
, clique na guia barras de ferramentas .
·
Na lista de barras de ferramentas
, clique para selecionar a caixa de seleção de auditoria (se já não estiver
selecionada) e, em seguida, clique em Fechar.
·
Na barra de ferramentas auditoria
, clique no controle Circular dados inválidos . A célula A1 está dentro de um
círculo.
1. Selecione
a célula A1.
2. Clique
na seta suspensa ao lado da célula A1 e, em seguida, clique em uma das entradas
na lista. O círculo desaparece.
Definir um intervalo de numérico os valores que
podem ser inseridos em uma célula.Você pode colocar limites nos dados que podem
ser inseridos em uma célula, você pode definir mínimos e máximos ou verificar o
efeito de uma entrada pode ter em outra célula.
Selecione
a célula A5.
1. No
menu dados , clique em validação e clique na guia configurações .
2. Na
lista de permissões , clique em número inteiro.
3. Na
lista de dados , clique em entre.
4. Na
caixa mínimo , digite 1.
5. Na
caixa máximo , digite 10.
Observação: você pode usar referências de célula
para as etapas 5 e 6 para especificar as células que contêm os valores mínimo e
máximo.
1. Clique
em OK.
2. Insira
o valor 3 na célula A5. O valor é inserido sem erro.
3. Insira
o valor 33 na célula A5.
Porque as configurações de validação de dados que
você criou para a célula A1 (um informações alerta) não se aplicam de célula
A5, você recebe uma mensagem de alerta parar (que é o valor padrão) e são as
únicas opções clique em Repetir ou Cancelar.
1. Clique
em Cancelar. O valor de 3 é exibido na célula.
Determinar se a entrada é válida com base no cálculo
em outra célula. Na caixa de diálogo validação de dados, você pode usar uma
fórmula, uma expressão ou uma referência a um cálculo em outra célula para
determinar se a entrada que é válida.
2. Insira
o valor 1 na célula B10.
3. Selecione
a célula A10.
4. No
menu dados , clique em validação e clique na guia configurações .
5. Na
lista de permissões , clique em Personalizar.
Na caixa fórmula , insira a seguinte fórmula:
= IF(A10>B10,TRUE,FALSE)
Observação: A fórmula que você digita deve começar
com um sinal de igual e deve ser avaliada como verdadeiro ou falso. Não está
limitado a função se.
1. Clique
em OK.
2. Insira
o valor -1 na célula A10.
Você recebe uma mensagem Stop alerta informando que
o valor é inválido.
1. Clique
em Repetir.
2. Insira
o valor 3 na célula A10.
Você não recebe qualquer mensagem de erro como esse
valor é maior que o valor inserido na célula B10
Validação de dados é muito útil quando você deseja
compartilhar uma pasta de trabalho com outras pessoas, e você deseja que os
dados inseridos para sejam precisos e consistentes. Entre outras coisas, você
pode usar a validação de dados para o seguinte:
 |
Entradas de restringir a itens predefinidos em uma lista por exemplo, você pode limitar as seleções de departamento de um usuário para contabilidade, folha de pagamentos, RH, para mencionar alguns. Restringir números fora de um intervalo especificado por exemplo, você pode especificar uma entrada de porcentagem máxima para aumento de mérito anual de um funcionário, uma 3% vamos dizer ou permitir somente um número inteiro entre 1 e 100.
Restringir datas fora de um determinado período por
exemplo, em um tempo de funcionário solicitação, você pode impedir que alguém
selecionando uma data antes da data de hoje. Restringir horários fora de um
determinado período por exemplo, você pode especificar o agendamento entre 8:00
AM e 5:00 PM da reunião. Limitar o número de caracteres de texto por exemplo,
você pode limitar o texto permitido em uma célula para 10 ou menos caracteres.
Validar dados com base em fórmulas ou valores em
outras células por exemplo, você pode usar a validação de dados para definir um
limite máximo de comissões e bônus baseados no valor da folha de pagamento
projetada geral. Se os usuários inserirem mais do que o valor do limite, eles
vê uma mensagem de erro.
Você pode optar por mostrar uma mensagem de entrada
quando o usuário seleciona a célula. Mensagens de entrada são geralmente usadas
para oferecer aos usuários orientações sobre o tipo de dados que você deseja
inserido na célula. Esse tipo de mensagem aparece perto da célula. Você pode
mover esta mensagem se desejar, e ela permanecerá visível até que você mover
para outra célula ou pressione Esc.
 |
Configure sua mensagem de entrada na guia segunda de validação de dados.
 |
Depois que seus usuários acostumado a sua mensagem de entrada, você pode desmarcar a opção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula.Você também pode mostrar um Alerta de erro exibido somente depois que os usuários inserirem dados inválidos.
·
É possível escolher um
destes três tipos de alertas de erro:
|
Ícone
|
Tipo
|
Use para
|
 |
Stop
|
Impedir que os usuários insiram dados inválidos
em uma célula.
Uma mensagem de alerta Parar tem
duas opções: Repetir ou Cancelar.
|
 |
Aviso
|
Avise aos usuários que os dados
inseridos são inválidos, sem impedindo que digitá-lo. Quando aparece uma
mensagem de alerta de Aviso , os usuários podem clicar emSim para
aceitar a entrada inválida, não para editar a entrada
inválida ou emCancelar para remover a entrada inválida.
|
 |
Informações
|
Informe os usuários que os dados
inseridos são inválidos, sem impedindo que digitá-lo. Este tipo de alerta de
erro é a mais flexível.
Quando aparece uma mensagem de alerta
de informações , os usuários podem clicar Okey para
aceitar o valor inválido ou Cancelar para rejeitá-lo.
|
Para aplicar os círculos, selecione as células que
você deseja avaliar e acesse dados > Ferramentas de dados > Validação de
dados > Circular dados inválidos.
Para remover rapidamente a validação de dados para
uma célula, selecione-o e vá para dados > Ferramentas de dados >
Validação de dados > configurações > Limpar tudo. Para localizar as células
na planilha que possuem validação de dados, na guia Início, no grupo Edição,
clique em Localizar e Selecionar e clique em Validação de Dados. Depois de
localizar as células que possuem validação de dados, você poderá alterar,
copiar ou remover as configurações de validação.
Ao criar uma lista suspensa, você pode usar o
comando Definir nome (guiafórmulas, grupo de Nomes definidos ) para definir um
nome para o intervalo que contém a lista. Depois de criar a lista em outra
planilha, você pode ocultar a planilha que contém a lista e, em seguida,
proteger pasta de trabalho para que os usuários não terão acesso à lista. Se
você alterar as configurações de validação para uma célula, poderá aplicar
automaticamente as suas alterações a todas as outras células que possuem as
mesmas configurações. Para fazer isso, na guia Configurações, marque a caixa de
diálogo Aplicar alterações a todas as células com as mesmas configurações.
O objecto de estudo do presente trabalho incidiu
sobre os procedimentos de protecção e validação de dados contabilísticos. O
Excel é fundamental em diversas empresas que desejam cruzar metas, projeções,
estaísticas, probabilidade de demais variáveis numéricas o Microsoft Excel é
uma planilha de cálculo lançada em 1987 para Windows. Considerado um “programa
matador” isto é, um programa indispensável na época em que foi lançado o Excel
impulsionou a venda de diversos produtos correlatos a ele e até hoje é um dos
programas mais comuns em escritórios, instituições de ensino e demais locais
que necessitam de uma poderosa ferramenta de cálculo.
Na área gerencial, que é o enfoque principal desse
trabalho, nota-se que os resultados alcançados pelo uso de sistemas contábeis
informatizados estão sendo satisfatórios. As informações geradas por estes
sistemas oferecem segurança, confiabilidade e rapidez para o processo de controlo,
planejamento e tomada de decisão. Isso mostra que as empresas estão usando a
informação contábil para fins de gerenciamento, e que o mercado está desenvolvendo
bons produtos na área tecnológica voltada para a contabilidade. O setor
contábil evoluiu muito ao longo dos anos, porém ainda há muitas empresas que
não acompanharam esta evolução, e que ainda não notaram a importância da
contabilidade aliada à informática para a atividade empresarial. O sucesso de
uma empresa depende uma boa administração, e para que isso aconteça, é
fundamental o uso das informações geradas pela contabilidade.
Assim, as métodologias de protecção de dados
contabilisticos, a validação de informações, a introdução de dados na célula ou
folha de cálculo só é possivel com o excel uma vez que este possui um potencial
para tal.
O Excel oferece a capacidade de proteger o seu
trabalho ou dados, seja impedir que alguém abrir uma pasta de trabalho sem uma
senha, concedendo acesso somente leitura para uma pasta de trabalho ou até
mesmo como proteger uma planilha para que você não inadvertidamente excluir
quaisquer fórmulas. Neste tópico, abordaremos as diversas maneiras como você
pode utilizar o principal opções para proteger e distribuir seus arquivos do
Excel.
Microsoft Excel 1A protecção de células, dados
contabilisticos, ou até mesmo de toda a folha de cálculo, é um aspecto bastante
importante, pois se estiver activa não é possível alterar o conteúdo das
células ou até mesmo visualizar o conteúdo das células na barra de ferramentas.
A protecção poderá ser contra escrita ou para esconder o conteúdo das células.
Neste caso, o que está em causa é a visualização ou não das fórmulas que dão
origem aos dados que surgem nas células.
5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Canzer Vinander. Infomatica Avançada e Protecção de dados . Ed. Makron Books,
2013. 2ª edição revisada.
HEUSER,
Carlos Alberto. Projecto de Bancos de Dados. Ed. Sagra-Luzzatto, 1998.
KORTH,
Henry F. e SILBERSCHATZ, Abraham. Sistema de Bancos de Dados. São Paulo: Makron
Books, 1995. 2ª edição revisada.
Ana Maria Ribeiro. As implicações da tecnologia da informação na
profissão contábil. In: XVI., Goiânia, 2000. Anais… Goiânia, 2000.In:
Cd-Room.CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE.
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um curso moderno e completo. 6.
ed. São Paulo: Atlas, 2008.
ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo:
Atlas, 2009.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contábil: Teoria e prática. 4. ed.
São Paulo: Atlas, 2007.
PEREZ JUNIOR, José Hernandez. Auditoria de demonstrações contábeis:
Normas e procedimentos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
BRANDEIS, Louis D. e WARREN, Samuel D. The rigtht to privacy. Retirado do site: www.lawrence.edu/fast/boardmaw/privacy_brand_warr2. html, acesso em: 16 de julho de 2008.
BURKERT, Herbert. Privacy-Data Protection – A German/European
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In: Gobernance of Global Networks in the light of Differing Local
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3
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193 (1890), apud DONEDA, Danilo – Da Privacidade à Proteção de Dados Pessoais.
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