SISTEMA DE INFORMAÇÃO E A INDEPENDÊNCIA DAS ORGANIZAÇÕES

 INSTITUTO SUPERIOR TÉCNICO DE ANGOLA

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS HUMANAS

LICENCIATURA EM PSICOLOGIA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SISTEMA DE INFORMAÇÃO E A INDEPENDÊNCIA DAS ORGANIZAÇÕES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CAXITO

2023











INSTITUTO SUPERIOR TÉCNICO DE ANGOLA (ISTA)

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS HUMANAS

LICENCIATURA EM GESTÃO PSICOLOGIA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SISTEMA DE INFORMAÇÃO E A INDEPENDÊNCIA DAS ORGANIZAÇÕES

 

 

 

 

 

Pré-projecto apresentado ao Curso de Ciências de Gestão e Administração como requisito parcial ao desenvolvimento da Monografia.

Orientador: Prof. André Gomes Ebo

 

 

 

 

CAXITO

2023











AGRADECIMENTOS

 

 

                Agradecemos inicialmente a Deus por nos tornar capazes de seguir em frente nesse projeto, superando o emocional.

            Também não poderíamos deixar de dirigir algumas palavras de agradecimentos a todos aqueles que nos incentivaram a lutar por aquilo que sempre acreditamos e que nos apoiaram ao longo desta nossa caminhada como os nossos amorosos país, esposas e maridos assim como também os nossos colegas.

            A todos que contribuíram direta ou indiretamente, para que esse objetivo torna-se realidade, o nosso mais sincero muito obrigado!


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


RESUMO

 

            O uso dos sistemas de informação hoje em dia tem-se tornado cada vez mais presente no seio das organizações, que estão cada vez mais a apostar na eficiência, para poderem atingir os seus objectivos, acompanhar o mercado que está cada vez mais competitivo, e dar respostas em tempo real e num curto espaço de tempo. Por isso, é extremamente importante o uso dos sistemas de informação dentro do processo organizacional.

            No actual contexto é natural que as organizações recorram os sistemas de informação como forma de terem os seus negócios bem-sucedidos no mercado, tirando e trazendo vantagem também para a comunicação interna como externa.

            Os sistemas de informação não são meros instrumentos que circulam no local do trabalho, mas sim novos suportes tecnológicos que tornam mais fácil o acesso à comunicação e à informação, nomeadamente pela velocidade e rapidez e encurtando as distâncias.

            O estudo pretende ainda demonstrar a importância dos sistemas de informação na comunicação de negócios e no seio de uma organização. Tratando-se, portando, de um estudo qualitativo, os métodos utilizados foram pesquisas bibliográficas. O trabalho divide-se em apenas uma parte, sendo usado o enquadramento teórico onde se abordam os assuntos com mais profundidade.

PALAVRAS-CHAVES: Tecnologia; Comunicação; Organização.

 


 



1. INTRODUÇÃO

 

            Este trabalho postula-se como uma mais-valia para o estudo académico e surge da necessidade de atender às exigências do curso e do interesse em trabalhar este tema. “Os sistemas de informação, enquanto instrumentos da comunicação organizacional” têm como objectivo analisar o seu papel dentro do processo organizacional.

            Segundo SOUSA (2009), ao longo dos últimos anos foi sendo (correctamente) sustentada a ideia generalizada de que a informação é um dos principais recursos que uma organização possui para fazer face às contínuas exigências do mercado e, em última análise, ao seu próprio sucesso.

            Na perspectiva de LAURINDO (2002) “A sociedade vive hoje rodeada de aparatos tecnológicos. As ferramentas e canais de comunicação multiplicam-se na mesma velocidade do mundo digital. Essa realidade não é diferente para as organizações. As tecnologias de informação e comunicação estão presentes nas organizações contemporâneas, e suas implicações nos relacionamentos já são notórias. Elas removeram obstáculos e disponibilizaram alternativas para problemas de informações nas organizações.” (LAURINDO, 2002, p.22).

            Ainda segundo o mesmo autor, diz que a tecnologia de informação é mais abrangente do que o processo de dados ou o conjunto de hardware e software, porque envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais, ou seja o uso de sistemas de informação evolui para além de um suporte administrativo, para um papel estratégico dentro da organização. Ao mesmo tempo em que ela traz alternativas à comunicação, traz também desafios à gestão, principalmente no que se refere aos impactos das novas tecnologias nas pessoas por elas envolvidas.

            A metodologia fundamenta-se na reflexão teórica e prática, a fim de analisar vários bibliografias pertinentes ao assunto baseando num estudo de caso.

 

 

 

 

 

1.1. JUSTIFICATIVA

            O novo paradigma da comunicação organizacional obriga as empresas/instituições a reformular a sua forma de comunicar dentro e fora da organização, tendo em conta que a comunicação, hoje, no seio da mesma propaga através dos sistemas de informação, devido à globalização e também para acompanhar as transformações que estão a acontecer no mundo.

Com este tema pretende-se dar um contributo às empresas nacionais no sentido dos gestores terem uma maior preocupação com o uso destas ferramentas que são muito importantes para o funcionamento de qualquer organização.

            Tendo em conta que a bibliografia desta temática nas nossas bibliotecas, é escassa, cremos que o nosso trabalho monográfico poderá vir a constituir-se como um documento de pesquisa no qual os próximos orientandos/alunos colherão referências para os seus trabalhos de pesquisa, ou mesmo de outros possíveis interessados.

            O rápido evoluir dos mercados, a forte pressão da concorrência e as crescentes exigências dos consumidores, trazem consigo a necessidade de se desenvolverem constantemente novos processos para maximizar a capacidade da informação em contribuir para uma maior qualidade, produtividade, rapidez e rentabilidade na empresa, sendo neste contexto que SOUSA (2009) afirmou que surgem as chamadas Tecnologias de Informação.

            Na perspectiva de RAMOS (2008), Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), surgiram no contexto da revolução informática, revolução telemática ou terceira revolução industrial, desenvolvidos desde a segunda metade da década de 1970, e que são um conjunto de equipamentos que servem para comunicar e processar informação.

1.2. OBJECTIVOS

1.2.1.Gerais

·         Analisar o papel e a importância dos sistemas de informação e a independência das organizações dentro do processo organizacional quanto à comunicação de negócios.

1.2.2. Específicos

·         Compreender os efeitos que o sistema de informação podem produzir nos negócios e a relação que existente entre negócio e sistema de informação;

·         Explicar porque motivos hoje é essencial que o sistema de informação esteja ligado aos negócios;

·         Definir e descobrir o sistema de informação tecnológica, organizacional e os comportamentos administrativos;

·         Demonstrar a necessidade de incorporação dos sistemas de informação nas organizações por forma a facilitar o processo de interacção entre os colaboradores;

1.3. PROBLEMA

            Como sabemos, hoje as organizações dependem muito dos sistemas de informação para poderem efectuar as suas comunicações de forma cada vez mais eficaz. Perante um mundo globalizado as organizações precisam desse valioso instrumento para atingir os objectivos preconizados.

            Neste caso – natural se torna – que recorram os sistemas de informação como forma de efectivar a comunicação no sentido de atingir diversos públicos, tanto interno como externo. A comunicação interna entre os colaboradores é igualmente feita através dos sistemas de informação que facilitam o funcionamento da organização entre os mesmos. Por isso, o nosso problema de pesquisa é: De que forma os sistemas de informação podem influenciar a comunicação interpessoal entre os colaboradores?

1.4. HIPÓTESE

H1- Os sistemas de informação influenciam a comunicação interpessoal e, consequentemente, a comunicação organizacional.

H2- Os sistemas de informação são fundamentais para a planificação da comunicação estratégica em qualquer organização moderna não descurando, no entanto, os contactos interpessoais.

 

 

 

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1. A SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO E AS ORGANIZAÇÕES

            Conforme definido por Foucault (1986) a modernidade é entendida como o período entre o final do século XVIII e início do século XIX, na modernidade teve um avanço significativo na Revolução Industrial no qual transformou as relações sociais económicas, e uma das causas do distanciamento entre os dois mundos contemporâneo e a modernidade é divido ao acelerado desenvolvimento de tecnologias inovadoras, o homem contemporâneo é resultado das experiências vividas pelo homem moderno, assim como a sociedade informal é resultado das vivências da sociedade industrial, as máquinas passaram a substituir uma grande parte das tarefas rotineiras feitas pelos homens e a natureza do trabalho e da sociedade transformaram-se.

            Actualmente, as mudanças nas formas económicas de outras formas institucionais, que se inter-relacionam constantemente, são mais rápidas e melhor percebidas pela alteração de inúmeras actividades no quotidiano dos cidadãos, isto porque presencia-se na contemporaneidade a revolução da informação, que vem alterando significativamente em muitos aspectos.

            Segundo LENSKI (1995) apud Turner (2000) consideram que às tecnologias moldaram a estrutura da economia e, consequentemente, a cultura da sociedade, independente da e época, também consideram-nas nos diferentes momentos da sociedade como sendo a fonte da mudança social nos aspectos humanas.

            No âmbito organizacional, as tecnologias da informação e comunicação (TIC) provocaram uma mudança na produção e, agora, estão a provocar uma mudança nos outros sectores como gestão das pessoas, consideradas como factores-chave para a qualidade e produtividade em mercados competitivos.

            Na perspectiva de NEVES (2005), as tecnologias de informação, têm sido utilizadas em empreendimentos onde os recursos de conhecimento e de informação são de grande utilidade por serem responsáveis pela captação, armazenamento, disseminação da informação e tratamento, podemos ver nas organizações e nas áreas administrativas e produtivas, ou áreas dentro das organizações cujo negócio está ligado a pesquisa e desenvolvimento.

2.2. O PAPEL E A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

            As Tecnologias de Informação representam actualmente, segundo Sousa (2009) um elemento preponderante para a gestão de uma empresa. Das operações à contabilidade, da logística aos recursos humanos, em todas as áreas encontramos a presença, maior ou menor, de equipamentos e soluções informáticas. Momentos na vida de uma empresa em que as decisões relacionadas com a aquisição de um sistema informático se revelam de extrema importância:

·         Sempre que exista necessidade de reestruturação, de equipamento e/ou programas, seja a nível de uma área funcional ou global.

·         Na alteração ou concepção de um sistema de informação ligado a processos críticos da organização;

·         Na concepção do primeiro sistema de informação;

2.3. AS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NO MUNDO DOS NEGÓCIOS

            Para CASTELLS (1999), as tecnologias de informação esta a promover uma linguagem digital única, integração global, interactividade, e novas formas de comunicação. As Tecnologias de Informação são conceituadas como um mundo interligado, que esta a estreitar relações, diminuindo distâncias entre as pessoas, culturas e nações existentes entre diferentes sectores tanto, económicas, políticas e sociais. Para qualquer negócio bem-sucedido as tecnologias de informação é um factor chave e ela têm produzido métodos de comunicação mais rápidos e eficientes.

            As empresas começaram a aplicar os avanços nas tecnologias de informação anos atrás, criando sites, aumentando em todo o mundo a consciência da sua existência e a atrair novos clientes. Hoje, muitas empresas também estão a aproveitar o poder das ferramentas de redes sociais como LinkedIn, Facebook e Twitter, que os ajuda a compartilhar as notícias mais recentes e chegar aos seus clientes directamente.

2.4. AS VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DAS TIC

            Num contexto pessoal ou profissional, de uma forma directa ou indirecta, poderemos encontrar a utilização dos meios informáticos nas mais variadas actividades e situações. Segundo SOUSA (2009) actualmente, as tecnologias de informação estão presentes em praticamente todas as actividades do nosso dia-a-dia, num contexto pessoal ou profissional, de uma forma directa ou indirecta, poderemos encontrar a utilização dos meios informáticos nas mais variadas actividades e situações.

            A sua utilização já é vista como instrumento de aprendizagem e a sua acção no meio social vem aumentando de forma rápida entre as pessoas. Cresce o número de famílias que possuem nas suas residências um computador. A cada dia que passa, a informática vem adquirindo cada vez mais relevância na vida das pessoas e nas empresas.

            Segundo ABREU e RESENDE (2001), as organizações têm informatizado os seus departamentos, adquirindo determinadas ferramentas acreditando ser suficiente para organizá-las como computadores, impressoras, instalando softwares e ligando-os em rede. para se manterem no mercado todas as empresas necessitam de ser informatizadas e o computador veio para facilitar e inovar a vida das empresas e actualmente nenhuma empresa pode ficar sem o auxílio da mesma, porque é através dela, que tudo é resolvido.

2.5. OS EFEITOS DAS NOVAS TECNOLOGIAS NOS NEGÓCIOS

            Segundo RODRIGUES (1999) somos levados a uma nova percepção do espaço à medida que se for desenrolando o processo de informatização generalizada das nossas sociedades, assistindo-se à implementação de uma nova modalidade de território, que já não dependente da delimitação geográfica, por isso se tem generalizado o uso do termo ciberespaço para designar esta nova modalidade de território e isso esteve nos últimos três séculos, na origem da constituição dos estados nacionais, mas transversal aos espaços em que nos habituámos a situar a nossa experiência individual e colectiva.

            De acordo com RODRIGUES (1999) é hoje praticamente ilimitado a capacidade que os equipamentos têm como telefones, computadores, fibra óptica, com a transmissão instantaneamente, em todos os sentidos e em tempo real, de sinais gráficos, sonoros e imagéticos.

            Segundo SANTOS (2001) nesse cenário, qualquer organização que optar pela tecnologia, que esta em constante mudança e para as vantagens competitivas, usando como estratégia para melhor se posicionar, elas entram em contacto com denominado de processo de dependência que se reverte em 4 factores:

·         Maturidade da empresa com o uso da TI, relacionada com factores culturais e com os resultados já obtidos com as tecnologias;

·         Imposição do mercado levando ao investimento em TI para competir;

·         Acções gerenciais, tais como o envolvimento da alta administração com a TI para o sucesso dos negócios e o comportamento dos gerentes com relação às inovações;

            A natureza dos produtos e serviços uma vez que alguns produtos ou serviços necessitam de informação para serem produzidos, o que pressupõe um maior investimento em TI para apoiar a produção (FERNANDES; ALVES; 1992; FREITAS; Rech, 2003).

2.6. OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS E AS TIC

            As tecnologias de informação com a sua evolução passaram a ser aplicadas a um número crescente tanto para uso interno como externo na organização. E é neste contexto que segundo GRAEML (2000) identificou como as organizações estão a utilizar as tecnologias. Trás eficácias organizacionais, porque neste nível são usadas para redefinir os processos, produtos e serviços.

·         Eficiência organizacional - são utilizadas para melhorar os processos existentes na obtenção dos produtos e/ou serviços.

·         Ajuda no relacionamento com os fornecedores – por isso são usadas para melhorar a coordenação entre as empesas e reduzir os custos transacionais.

·         Relacionamento com clientes - é usado para aumentar a capacidade de resposta e a flexibilidade, o conhecimento sobre o cliente, ou seja a fidelização dos clientes.

·         Dinâmica competitiva: neste nível, as tecnologias são usadas para fazer face a concorrência no sentido da concorrência não consiga copiar rapidamente os seus produtos ou serviços oferecidos, construir barreiras, agregar valor aos produtos e serviços, capturar canais de distribuição e contribuir para a evolução da participação da empresa no mercado.

·         Apoio a marketing: neste nível, é utilizada para ajudar a identificar tendências de mercado, ajudar na prospecção de novos mercados e aumentar a eficácia das pesquisas, etc.

·         Melhoria de produtos e serviços: são usadas para reduzir o tempo de desenvolvimento de novos produtos, melhorando o Time to Market. Permite também um melhor nível de customização. Através das TI, busca-se a customização em massa.

·         Economia na produção: o uso das TI faz com que a variabilidade da qualidade inexista e a produtividade aumente.

·         Inovação nos negócios: a TI pode ser utilizada para mudar, efectivamente, o negócio, destruindo-o e criando novas oportunidades.

2.7.COMO MELHORAR O SISTEMA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

            As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) referem-se a toda a tecnologia utilizada para lidar com as comunicações, incluindo sistemas de telefonia, Web sites, e áudio e transmissões de vídeo e dentro do contexto de negócio, teve um grande impacto no que tange as comunicações internas e externas de transformação, comercialização e dados. Para aumentar a eficiência e eficácia na organização e mais concretamente em todos os departamentos significa melhorar a forma de utilizar os sistemas de informação na sua organização.

Na perspectiva de GRUNING (2005),

            “É importante destacar ainda, que não basta apenas proporcionar uma relação com os públicos se as estratégias não são adequadas. É necessário que estas permitam a utilização da linguagem correcta, do canal mais adequado e do momento ideal, culminando numa comunicação dirigida eficiente, para que a possibilidade das redes de relacionamentos estabelecida permita a passagem da passividade para a gestão activa do processo comunicacional. (GRUNING, 2005, p.58).

2.8. NOVA REALIDADE NAS COMUNICAÇÕES GLOBAIS

            Os avanços das tecnologias criaram oportunidades disponíveis no mercado para qualquer organização seja ela grande ou pequena, porque agora o negócio não tem de estar concentrada numa área pequena, a qualquer hora ou lugar podem ocorrer, e a sua ampliação na adopção das tecnologias de informação se torne tanto instantânea e global com a comunicação empresarial. Segundo SOUSA (2009), as redes sociais trazem novas oportunidades de divulgação e publicidade seja ela directa ou indirectamente mas também valoriza as organizações, por isso é fundamental investirem nela, para poderem obter um melhor resultado e de uma forma eficiente.

2.9. COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

            A comunicação organizacional, de acordo com DAMANTE (1999), pode ser melhor compreendido se analisado do ponto de vista comunicacional porque permite a sua coordenação e conduz a um comportamento mais organizado e é definida como o factor central de interligação entre os trabalhadores. A comunicação organizacional pode ir além, porque não é só um conjunto de técnicas de comunicação.

            Foi também definido por COHEN (1990), sob perspectiva de imagem organizacional que entende a comunicação organizacional, como uma actividade de carácter estratégico que têm como objectivo de criar, manter ou ainda mudar a imagem da organização de uma forma positiva junto dos seus públicos.

            Segundo esses autores GOLDHABER (1991) apud KUNSCH (1997: 68), considera a comunicação organizacional como uma rede de relacionamentos, pode ser vista como um fluxo de mensagens dentro de uma rede de relações, permitindo as pessoas da organização conectando entre si, permitindo que as organizações se relacionam com o meio ambiente, um processo dinâmico.

            De acordo com ANGELONI (2002) a comunicação organizacional é um factor estratégico para as organizações porque busca de flexibilidade de produtos, serviços e processos e ela está na base dos processos de criação, a disseminação e a utilização do conhecimento no âmbito das organizações.

            “Que a transmissão informal de informação, conhecimento tácito da companhia, dinâmica de grupo e economias de escala para equipamento avançado de telecomunicações parecem estar entre os elementos-chave subjacentes ao crescimento dessas ‘fábricas de comunicação electrónica’ que se tornam uma nova forma de local de trabalho na economia da Internet” (CASTELLS, 2003, p.191).

2.9.1. COMUNICAÇÃO INTERNA

            Para TORQUATO (2002) a comunicação interna é fundamental para todas as organizações e têm como missão básica contribuir para o desenvolvimento de um clima positiva, propício para que uma organização consiga atingir as metas e estratégias que é a continuidade dos seus serviços e actividades e também a sua expansão, porque quanto maior for a organização maior é o papel da comunicação, sendo assim mais informação deverá fluir.

            Conforme a dimensão das organizações ou quanto mais distantes estiveram todos os envolvidos a organização mais fundamental se torna a comunicação e a sua eficácia vai depender do bom uso de todos os recursos disponíveis.

            De acordo com KUNSH (1997) a comunicação interna será fruto de um bom trabalho, ou seja um trabalho organizado e avaliado constantemente não estando somente de uma forma ao acaso na vida de uma organização, sobretudo deve manter uma interacção efectiva entre a organização e os seus colaboradores usando assim ferramentas de comunicação organizacional ou mercadológica.

            Hoje as organizações sejam elas grandes ou pequenas, para falarem com outras pessoas ao redor do mundo e realizar as coisas em fracção de segundos podem comunicar e ganhar clientes internacionalmente, utilizando diferentes ferramentas para poderem atingir os seus objectivos de uma forma eficiente e eficaz. OLIVEIRA (2001).

            Segundo TAPSCOTT (1997) as organizações estão a sobreviver por causa da capacidade de responder às demandas dos seus consumidores e a sua disponibilidade de informações crescem de forma globalizada. Hoje diferentes ramos de actividades que não utilizavam as tecnologias estão adoptando para poderem expandir os seus negócios e aumentar margens de lucro, por isso o seu impacto é notável independentemente da sua actividade que exerce ou da sua dimensão.

 

 

 

 

 

 

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

            Em termos conclusivos no que concerne ao cômputo geral proposto no início do trabalho podemos ver que nos dias actuais com a evolução das TIC, as empresas têm de acompanhar de modo a atingir os objectivos preconizados, porque elas têm vindo a mudar drasticamente o modo de comunicação dentro das organizações, de forma segura gerando assim uma vantagem competitiva para as empresas e melhorando o desempenho das organizações.

            Elas são extremamente importantes para o bom funcionamento e sucesso das organizações e têm sido utilizadas como ferramentas para, melhorar os negócios da empresa e aumentar a eficácia das organizações.

            As organizações estão mudando e precisam dos sistemas de informação para acompanhar essas mudanças, mas para isso é necessário um leque de coisas a ser feito. É de realçar também que somente a implementação dos sistemas de informação não é suficiente para alcançar essas melhorias, há que ter o envolvimento de todas as pessoas da organização, no sentido de capacitar o pessoal para poder acompanhar a evolução e apostar no sucesso da organização.

            Com base nas nossas inquietações postas inicialmente e as hipóteses lançadas na pesquisa, podemos ver que os sistemas de informação influenciam a comunicação interpessoal entre os colaboradores mas de uma forma positiva visto que enquanto ferramenta de comunicação ajudam no relacionamento entre os colaboradores porque facilita e dinamiza a troca de informações em curto espaço de tempo.

 

 

 

 

 

 

 

4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 

·         ABREU, A. F.; REZENDE, D. A. (2001). Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais. 2. ed. São Paulo: Atlas.

·         ALBERTIN, A. L. (2001). Valor estratégico dos projectos de tecnologia de informação, Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v. 41, n.3, p. 42-50.

·         CASTELLS, MANUEL (1999). A Sociedade em Rede. 6ª Edição. São Paulo: Paz e Terra.

·         DAMANTE, NARA (1999). Boa comunicação interna é vantagem competitiva. Comunicação Empresarial, São Paulo, n. 32, p. 25-28, terceiro trimestre.

·         DRUCKER, PETER (2000). The coming of the new organization. Harvard Business Review, Jan. – Fev., pp. 4-12.

·         FREITAS, H.; RECH I. (2003). Problemas e acções na adopção de novas tecnologias de informação, Revista de Administração Contemporânea - RAC, v. 7, p. 125-150.

·         HATCH, M. J. (1997). Organization Theory: Modern, Symbolic, and Postmodern Perspectives. New York: Oxford University Press.

·         LOCK, G. E. (2003). Living, valuing and sharing – a case study of retaining It professionals in the British Columbia public service, Career Development International, Vol. 8 No. 3, pp. 152-8.

·         LUCAS, H. C. (2000). Information technology for management. 7 ed. New York: McGraw-Hill.

·         OLIVEIRA, D. P. R. (2001). Sistemas de informações gerenciais. 7. ed. São Paulo: Atlas.

·         SÉRGIO, SOUSA (2009). Tecnologias de Informação. 6ª Edição Actualizada. Lisboa.

 

 

 


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